Nelle comunicazioni di e-mail certificata, il mittente PEC scrive il suo messaggio dal proprio indirizzo e-mail PEC e lo invia al suo destinatario attraverso la trasmissione sicura. Il messaggio viene ricevuto dal server di posta del gestore PEC, e questi ne dà ricevuta certificata al mittente.
A questo punto il gestore PEC del mittente prende in carico il messaggio sigillandolo in una “busta elettronica” e lo spedisce al server di posta del gestore PEC del destinatario, il quale prende in carico il messaggio e lo consegna nella casella e-mail del destinatario, dandone ricevuta certificata al mittente.
I due messaggi di conferma che vengono spediti al mittente (Ricevuta di CONSEGNA e Ricevuta di ACCETTAZIONE) sono i due certificati di trasmissione validi a norma di legge, poiché testimoniano l'avvenuta trasmissione del messaggio e i tempi in cui essa è avvenuta.